题记：一切持续的成功，都是方法论的胜利，否则只是碰运气而已。
大家好，我是倪伟，一名执业老律师。
笔者之前的文章（点击看合集），大多都是讲大道理的。这篇正好相反，想跟大家讲讲具体的方法与应用。
作为律师，你每天都会面对海量的信息，总有做不完的事。接下来我要告诉你：如何搭建一个“第二大脑”，从而放空你的头脑，驱除一切焦虑与压力，无比高效地工作。想象一下：
这样火力全开的你，会创造出怎样的奇迹？
如果团队的每一个人都能处于这样一种状态，又会如何？
1
几个月前，刚从法学院毕业的小女跟我抱怨：去法院上班的头一天，法官就扔给她一个超级复杂的陪审团案子，啥都没交代就不管不问了。可想而知，对一个新手来说有多迷茫与无助。
看来法律这行，国内外都一样，鲜有人系统性地培训新人应该如何做事。因为老人也从来没有系统性地被培训过，都是：
自己摸着石头过的河。
如若不信，问你几个问题。
客户通知你，下周请你们团队几名律师去公司讨论案件，你如何落实？比如还有几件事：1、做一个法律检索；2、约几个合伙人开个会；3、抽空写一个代理意见，请问你怎么安排？
对于客户的会议安排，大部分人会在手机或电脑的日历里记上一笔，然后设个提醒。也有人随身带本笔记本，记在本子的日历上。
显然，书面的没有电子的方便，你得带着本子。即便是电子日历，用法也是五花八门。
前段时间我们去广州团建，行政贴心地设了个早上6点航班的日历。我心想要提前1小时到机场，路上需要45分钟，那至少得4点起床，为啥定这么早的航班？
一问才知：航班是7点的，行政担心我晚到，做了1小时的提前量。天呐，还好问下。
看，各种摸着石头过河的工作法，很坑人。
2
日历还是最简单的。如果有30件事要做，有的有固定时间，有的有开始时间但无截止时间，有的只有截止时间，有的连截止时间都没有，该怎么弄？
我还真问过同事，做法五花八门。有的记在电子日历上，比如今天要做10件事，就大概排一个今日的计划，今天没完成的，则挪到明天的日历上；有的手写在一张纸上，做掉一个划掉一个，今天（本周）做不了的，再重新誊写到明天（下周）的纸上；有的装个To-Do类的App，记在App上……
更复杂一点，比如10个案子下各有几个财产保全，分别在不同时间点到期，如何保证不会错过续保的时间？要知道万一错过续封，你可能要面临倾家荡产的赔偿责任。显然：
想当然的传统方法是不管用的。
更重要的是，如果你的脑子都被这一大堆杂事占据着，先不说会不会误事，你的脑力也不够用吧？
我们只有一个大脑，这个脑子被杂七杂八的事占用，你就没有办法思考重要的问题了。请务必记住：
大脑是用来思考，而不是记东西的。
那么我们能不能搭建一个第二大脑，养成科学的工作习惯，把所有杂七杂八的事情，交给第二大脑处理，彻底解放我们的脑能量，让大脑来思考最最重要，最有创意的事情呢?
3
在我看来：
所有的项目，都有个最优解。
一个案子是一个项目，在条件已给定的情形下，对委托人而言，一定有个最优解。律师无非做两件事情：
第一，挖掘最有利的证据；第二，在既有证据下，找到解决的最优方案。
律师每天要面对一堆高度复杂的事物，虽然律师们各有各的方法，但我相信，一定有个最优的工作方法。就像职业高尔夫选手，一定有个最优的挥杆动作（甚至，有人说现代足球只有一种正确打法）。
人们总爱随性而为，讨厌刻板的理性行为。但前者是一事一议，永远都在原地踏步。而：
理性行为是系统性的，能让你持续进步。
比如，汽车自动驾驶一开始可能也会出很多交通事故甚至死人，但是工程师会分析每一事故，会进行系统升级，不会重复犯同样的错误，因此系统性的改进会逐渐把死亡率变成接近于零。
有统计说上世纪90年代的十年间，美国有超过1000人死于飞机失事；从2001年到2010年，如果不算911事件，死于飞机失事的人数减少了一半；从2010年到2019年，在旅客数量比以前大大增加的情况下，没有发生过一次坠机事件。
为啥？就是因为美国国家运输安全委员会会仔细分析每一次飞机事故的原因，不论大小，找到原因就会改进航空安全条例，避免类似的事故再次发生。你看：
理性的力量是指数级的。
因为理性具有逻辑自洽性，它可以一层层搭建起来。这样任何问题本质上只需要解决一次，发展的程度越高，发展的速度就越快，整个是一个正反馈过程。
所以，律师要提高工作效率，一定要找到理性的工作方法，这样才可以：
不断高速迭代、优化，进而可以复制、传承下去。
久而久之，你就会和别人拉开差距——就如职业选手与业余选手的区别一样。
但是，在讨论具体方法前，还是需要先弄清楚原理。就像搞法律的，不懂原理，法条背得再熟，你还是个外行。
4
二十年前，我就在苦苦寻找科学的工作方法，买过很多书，包括《搞定》（Getting Things Done，简称GTD）等。虽然在不断尝试GTD工作法，但其实一直以来只是学了个皮毛。
直到一次偶然机会，突然开了窍。
《搞定》洋洋洒洒有三本书，市面上还有海量的培训视频。经过深入研究，我画了一张原创的图，也许这张图能真正讲透GTD的原理与方法。
如上图，简单来说，就是三步走：
第一步 收集
任何一件事，如能在2分钟内搞定，就【立即做】；如果它有固定的时间，那就记在【日程】里；如果这份材料将来会用，那就放在【资料】里。以上都不是，就把它放在【任务篮】里。
第一步解决了一切信息、资料、事项的四个去向，是一次初筛。能快速搞定的事先做掉，它就不再占用你的脑力资源了。如果后面再做耗时会更多。记在日程和资料里的事项，也可以不用理它。要做的事情都在任务篮里了。现在事情再多，你的头脑还是处于放空的状态。
第二步 安排
把【任务篮】里的事项尽快移出去（最迟当天内），按需要分别放到四个文件夹里：
若这个事情需要交给别人去做，或需要等待他人反馈的，则放入【等待/委托】文件夹里；若这个事情目前或一定时期内，暂不需要做，则放入【将来/也许】文件夹里；这是一项复杂的工作，需要采取一列的行动才能完成的，就把它放入【项目】文件夹里。
剩下的，就是下一步要做的事，把它放入【行动清单】文件夹（包括【项目】文件夹里，各项目后期要采取的一个个具体行动，也在此文件夹里列明）。接下来在有空时，可以安排一下这里的事项，可以设置截止日期等，并定期检查是否完成，已完成的及时标记为“已完成”。
第三步 执行
只专注被安排在今天要完成的事项上，一件件去做。
就这么简单。无论有30件事情还是300件事，你都统统把他们从头脑里清空掉。现在：
你只专注在当下这一件最重要的事情上。
请尽情发挥你的创意，创造性地完成当下这一件事情吧。对你来说，全世界没有比这一件更重要的事了。
或许你问：有必要如此机械地操作吗？相信我，先严格按套路来，等你真悟透了其中的妙处后再说。
或许你追问：GTD的原理我大致明白了，具体要怎么落地呢？有啥简单实用的工具吗？
5
话说作为一名律师，你总有一部智能手机吧？但凡你家里还能揭得开锅，建议弄台iPhone吧（二手的也成），原因就不讲了。接下来手把手教你如何用iPhone的三个原生应用，来落地GTD。
上面右边是我手机主屏的截屏。你可以参考着依样画葫芦弄一下。有三个苹果原生APP：提醒事项、日历、备忘录。最近的、计划中要做的事项，不用打开APP都能一目了然。
左边是提醒事项的详情页，可以清楚看到最近的日程安排、计划待做的事项，这样就不会错过任何重要事项了。
提醒事项请模仿我上图的设置，在“列表信息”里分别建立：任务篮、行动清单、等待/委托、将来/也许、项目，5个列表信息。
现在你只要按照上文讲的三步走，任何一个信息、事项，除了马上能搞定的（2分钟内完成），要么记在【日历】里（比如会议安排），要么记在【备忘录】里（比如待查的资料），要么放入【任务篮】里。
在你有空时（当天），再把【任务篮】里的全部任务安排掉，根据情况分别放入【行动清单】【等待/委托】【将来/也许】【项目】里。接下来你只要重点关注【行动清单】，分别排一下计划即可。比如把其中几个安排在今天完成，给它加上今天的日期即可。
现在你就把今天的任务一条条地做完，脑子全部专注在手上在做的这件事上，忘记一切。做完了就打勾。然后这条任务就消失了（到了“完成”列表里）。打勾的一刹那，你会很有成就感，你会体会到乔布斯的那句名言：
工作本身，就是最好的奖励。
篇幅关系，细节不一一介绍了。只着重讲一点，你可以说：“嗨Siri，提醒我明天上午9点，做……”，手机就会在你的【任务篮】里记录一条提醒。“嗨Siri，帮我安排一个明天上午9点的会议”，你的会议就在日历里记好了。
注意：有关键词“提醒”，就记入【任务篮】里，有关键词“安排”，就会记入【日历】里。前者如果设置了时间，只是开始做某事的时间，时间过了提醒还在；后者的时间（比如会议），过了提醒就没了。
还有很多智能应用，你自己慢慢摸索吧。
6
有理论指导，加上工具落地，在实践中不断积累经验，就一定能熟能生巧，甚至达到出神入化的境地。对于单兵作战，或者小团队协同的律师来说，上面的工具应该够用了。但对大团队，甚至整个事务所层面的协同，手机原生应用还远远不够。
比如前面提到的如何直接帮所有人都做好日历并提醒他们？如何不用问合伙人，就知道他某个时间段是忙还是闲，能否和他约个会议？多个案子下各有几个财产保全，分别在不同时间点到期，如何保证不会错过续保的时间？这些复杂一点的应用，这些APP就无能为力了。
更复杂一些的应用，比如在案件项下，如何展示各阶段的详细任务，如何在团队之间分工协作，甚至与客户同步共享，就牵涉到更复杂的技术落地（参见下图的应用），本文就不展开了。
虹桥正瀚WhatsLaw系统截图，点击查看大图
结 语
GTD工作法，结合计算机相关工具类应用，就好比帮我们搭建了一个第二大脑，可以很好地为律师解放脑力，把宝贵的脑力资源用在解决疑难问题上，从而创造更高的价值。
当一个团队，乃至整个组织，人人都能熟练运用科学的工作方法工作时，这个团队就能迸发出惊人的生产效率。无疑，每个人越早养成这样的工作习惯越好。但是：
让一个人改变习惯很难；让一个组织改变习惯，更是难上加难。
种一棵树，最好的时间是10年前，其次是现在。改变工作习惯，也是如此。
结束本文前，再介绍一个小应用，算是给坚持读到底的读者一个彩蛋。
客户总希望律师能快速回应他们的需求，无论是邮件、微信，还是电话。可律师总是很忙，如果老分心拿起手机翻看各种信息，就无法集中注意力在当下的事情上；要老不看手机，重要信息可能得不到及时处理。怎么办？
如果你家还揭得开锅，除了买个iPhone，可以花300多块钱买个像苹果手表的小米手环7。其续航时间长、份量轻（塑料么）、功能也足够。这样你就可以不用掏出手机，却能掌握每一条信息了。
90%的信息不需要马上处理，只要不动声色（哪怕在和客户开会）瞄一眼就好，然后继续你的工作，几乎没有任何打扰。真有个别重要信息，那就中止一下手头的活，马上处理一下。
虽然你已瞄过一眼了，但手机里的信息还是未读，不用担心后面会忘记处理。那么：
你既没有被打扰，又一切尽在掌控中。
这种奇妙感觉，真好。
说了那么多，最重要的还是题记里的那句话：
一切持续的成功，都是方法论的胜利，否则只是碰运气而已。
好了，最后我想说，本文的确在讲具体的方法，但方法的背后其实是不同的理念。有什么样的思想就有什么样的行为。要么改变想法，要么原地打转。
